Dacă ești antreprenor, probabil că știi cât de greu este să îți gestionezi timpul în mod eficient. Ai multe sarcini de îndeplinit, termene de respectat, clienți de mulțumit și angajați de coordonat.
După ce ți-ai infiintat firma, vine intrebarea: cum să faci față tuturor provocărilor și să îți crești afacerea în același timp? Răspunsul este simplu: aplicând câteva strategii de time-management care să îți optimizeze activitatea și să îți economisească timp.
În acest articol, firma de servicii contabilitate Bucuresti Contab Secure Solutions îți va prezenta 8 dintre cele mai eficiente strategii de time-management pentru firma ta, care te vor ajuta să îți organizezi mai bine timpul și să îți îmbunătățești rezultatele.
Cuprins
- Folosește un instrument de planificare și monitorizare a proiectelor
- Aplică principiul Pareto sau regula 80/20
- Implementează tehnica Pomodoro
- Stabilește-ți obiective SMART
- Învață să spui nu
- Fă-ți o listă de priorități
- Evită multitasking-ul
- Delegă sarcinile care nu îți aduc valoare
- Concluzie
Folosește un instrument de planificare și monitorizare a proiectelor
Unul dintre cele mai importante aspecte ale organizării timpului în afacerea ta este să îți planifici și să îți monitorizezi proiectele.
Pentru a face acest lucru mai ușor, poți folosi un instrument de planificare și monitorizare a proiectelor, care îți permite să îți organizezi sarcinile în funcție de termene, priorități, responsabili și stadii de realizare.
Astfel, vei avea o viziune de ansamblu asupra tuturor activităților din afacerea ta și vei putea să le urmărești mai ușor.
Există multe instrumente de acest tip pe piață, care au diferite funcționalități și prețuri, cum ar fi Trello, Asana etc.
Aplică principiul Pareto sau regula 80/20
O altă strategie de time-management care te poate ajuta să îți economisești timp și să îți crești profitul este să aplici principiul Pareto sau regula 80/20.
Acest principiu, formulat de economistul italian Vilfredo Pareto, spune că 80% din rezultate provin din 20% din eforturi. Acest raport nu este fix, ci poate varia în funcție de situație, dar ideea este că există o relație dezechilibrată între cauze și efecte.
Ce înseamnă asta pentru afacerea ta?
Înseamnă că trebuie să identifici acele 20% de activități care îți aduc cele mai multe beneficii și să te concentrezi pe ele. Elimină sau delegă celelalte 80% de activități care îți consumă timp și energie, dar nu îți aduc valoare.
De exemplu, dacă afacerea ta se bazează pe vânzarea de produse online, probabil că cele mai importante activități sunt cele legate de marketing, relația cu clienții și calitatea produselor. Celelalte activități, cum ar fi contabilitatea, logistica sau administrarea site-ului, le poți externaliza sau automatiza.
Pentru a aplica principiul Pareto în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Analizează-ți activitățile și rezultatele din ultima perioadă și identifică care sunt cele mai profitabile și care sunt cele mai consumatoare de timp.
- Clasifică-ți activitățile în patru categorii, în funcție de raportul dintre beneficii și eforturi: esențiale, importante, secundare și inutile.
- Concentrează-te pe activitățile esențiale și importante, care îți aduc cel mai mare impact și satisfacție. Alocă-le cel puțin 80% din timpul tău de lucru.
- Elimină sau redu la minimum activitățile inutile, care nu îți aduc niciun beneficiu și îți distrug productivitatea. Alocă-le cel mult 5% din timpul tău de lucru.
- Delege sau externalizează activitățile secundare, care îți aduc beneficii moderate, dar îți consumă mult timp și energie. Alocă-le cel mult 15% din timpul tău de lucru.
Implementează tehnica Pomodoro
O tehnică simplă, dar eficientă, de a îți gestiona timpul în afacerea ta este să implementezi tehnica Pomodoro.
Această tehnică, inventată de Francesco Cirillo în anii ’80, presupune să îți împarți timpul de lucru în intervale de 25 de minute, separate de pauze de 5 minute.
Fiecare interval de 25 de minute se numește un pomodoro și trebuie să te dedici unei singure sarcini, fără să te lași distras de nimic. După 4 „pomodori”, iei o pauză mai lungă, de 15-30 de minute. Această tehnică îți ajută să îți crești concentrarea, productivitatea și calitatea muncii.
Pentru a implementa tehnica Pomodoro în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Alege o sarcină pe care vrei să o realizezi. Asigură-te că este clară, specifică și măsurabilă.
- Setează-ți un cronometru pentru 25 de minute. Poți folosi un ceas, un telefon sau o aplicație dedicată.
- Lucrează la sarcina ta fără să te oprești sau să te distragi de la nimic. Dacă îți vine în minte altă sarcină sau idee, noteaz-o pe o foaie și revino la ea mai târziu.
- Când cronometrul sună, oprește-te și ia o pauză de 5 minute. Folosește acest timp pentru a te relaxa, a te întinde, a bea apă sau a face altceva care nu necesită multă atenție.
- Repetă pașii 2-4 pentru încă trei „pomodori”, apoi ia o pauză mai lungă, de 15-30 de minute. Folosește acest timp pentru a te odihni, a mânca, a medita sau a face altceva care îți face plăcere.
- Continuă ciclul de pomodori până când termini sarcina sau până când îți închei programul de lucru.
Stabilește-ți obiective SMART
O strategie de time-management care te poate ajuta să îți organizezi mai bine timpul și să îți îndeplinești sarcinile este să îți stabilești obiective SMART. Acest acronim înseamnă că obiectivele tale trebuie să fie:
- Specifice: să definească clar ce vrei să realizezi, cum, unde, când și cu cine.
- Măsurabile: să poți să evaluezi progresul și rezultatul obiectivului, folosind indicatori concreți și cantitativi.
- Atingibile: să fie realiste și posibile de realizat, având în vedere resursele și constrângerile de care dispui.
- Relevante: să fie în concordanță cu viziunea, misiunea și valorile afacerii tale, și să îți aducă beneficii pe termen lung.
- Temporale: să aibă un termen limită clar și realist, care să îți ofere un cadru și o motivație pentru acțiune.
Pentru a îți stabili obiective SMART în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Identifică ce vrei să realizezi în afacerea ta, pe termen scurt, mediu și lung. Gândește-te la ce îți dorești, de ce îți dorești și ce beneficii îți va aduce.
Formulează-ți obiectivele folosind verbe de acțiune, care să exprime clar ce vrei să faci. De exemplu, “Vreau să îmi măresc vânzările cu 20% în următoarele 6 luni”, “Vreau să îmi lansez un nou produs pe piață până la sfârșitul anului” sau “Vreau să îmi reduc cheltuielile cu 10% în următoarele 3 luni”.
- Verifică dacă obiectivele tale îndeplinesc criteriile SMART, folosind întrebări precum:
- Ce anume vreau să realizez?
- Cum voi ști că am reușit?
- Este obiectivul meu realizabil, având în vedere resursele și constrângerile de care dispun?
- Este obiectivul meu relevant pentru afacerea mea și pentru clienții mei?
- Când vreau să îmi ating obiectivul?
- Scrie-ți obiectivele pe o foaie, un jurnal, un panou sau un instrument digital, și păstrează-le la îndemână. Revizuiește-ți obiectivele periodic și actualizează-le dacă este necesar.
- Creează-ți un plan de acțiune pentru fiecare obiectiv, care să cuprindă pașii, resursele, responsabilii și termenele necesare pentru realizarea lui. Urmează-ți planul și monitorizează-ți progresul și rezultatele.
Învață să spui nu
O strategie de time-management care te poate ajuta să îți protejezi timpul și să îți păstrezi focusul este să înveți să spui nu. Spunând nu, nu înseamnă că ești egoist, nepoliticos sau neimplicat, ci că îți respecți prioritățile, limitele și valorile. Spunând nu, poți să eviți să preiei sarcini care nu îți aduc valoare, să participi la ședințe care nu sunt necesare, să accepți cereri care nu sunt urgente sau să te implici în proiecte care nu îți sunt de interes.
Pentru a învăța să spui nu în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Fii clar cu tine însuți în privința a ceea ce vrei și a ceea ce nu vrei să faci. Gândește-te la ce îți place, ce îți place mai puțin și ce nu îți place deloc să faci. Gândește-te la ce îți este ușor, ce îți este greu și ce nu îți este posibil să faci. Gândește-te la ce îți aduce satisfacție, ce îți aduce frustrare și ce îți aduce stres.
- Fii ferm, dar politicos, când spui nu. Nu te scuza, nu te justifica și nu te simți vinovat. Spune pur și simplu nu, explicând motivele tale într-un mod scurt și respectuos. De exemplu, “Nu pot să preiau acest proiect, deoarece am deja alte sarcini pe care trebuie să le finalizez”, “Nu pot să particip la această ședință, deoarece nu este relevantă pentru obiectivele mele” sau “Nu pot să accept această cerere, deoarece nu este o prioritate pentru mine în acest moment”.
- Fii deschis la alternative, dacă este posibil. Dacă nu poți să spui nu complet, poți să propui o altă soluție, care să fie mai convenabilă pentru tine și pentru cealaltă parte. De exemplu, “Nu pot să preiau acest proiect acum, dar pot să îl preiau după ce termin celălalt proiect”, “Nu pot să particip la această ședință, dar pot să îți trimit un raport cu activitatea mea” sau “Nu pot să accept această cerere acum, dar pot să o accept săptămâna viitoare”.
- Fii consecvent, dar flexibil, când spui nu. Nu îți schimba părerea după ce ai spus nu, decât dacă apar circumstanțe noi sau urgente, care să îți justifice decizia. Nu îți pierde credibilitatea și încrederea de sine, cedând la presiuni sau manipulări. Nu îți neglija însă și nevoile și dorințele celorlalți, fiind dispus să faci compromisuri sau să oferi ajutor, atunci când este cazul.
Fă-ți o listă de priorități
O strategie de time-management care te poate ajuta să îți organizezi mai bine timpul și să îți îndeplinești sarcinile este să îți faci o listă de priorități.
O listă de priorități este o modalitate de a îți ordona sarcinile în funcție de importanța și urgența lor, astfel încât să știi ce să faci mai întâi și ce să faci mai târziu. O astfel de listă îți oferă claritate, focus și motivație pentru a îți atinge obiectivele.
Pentru a îți face o listă de priorități în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Scrie toate sarcinile pe care le ai de făcut într-o zi, o săptămână sau o lună. Nu te limita la sarcinile profesionale, ci include și cele personale, cum ar fi sănătatea, familia sau hobby-urile.
- Evaluează fiecare sarcină în funcție de importanță și urgență, folosind o scală de la 1 la 5. Importanța se referă la cât de mult îți aduce sarcina valoare, satisfacție sau beneficii pe termen lung. Urgența – la cât de repede trebuie să faci sarcina, având în vedere termenele, consecințele sau presiunile externe.
- Clasifică-ți sarcinile în 4 categorii, în funcție de scorurile de importanță și urgență: foarte importante și foarte urgente, foarte importante și puțin urgente, puțin importante și foarte urgente, puțin importante și puțin urgente.
- Alocă-ți timpul în funcție de categoria fiecărei sarcini, după cum urmează: fă imediat sarcinile foarte importante și foarte urgente, planifică-ți timpul pentru a face sarcinile foarte importante și puțin urgente, delegă sau externalizează sarcinile puțin importante și foarte urgente, elimină sau redu la minimum sarcinile puțin importante și puțin urgente.
Evită multitasking-ul
O strategie de time-management care te poate ajuta să îți optimizezi timpul și să îți crești calitatea muncii este să eviți multitasking-ul.
Multitasking-ul presupune să faci mai multe lucruri în același timp, sau să schimbi frecvent între diferite sarcini. Deși poate părea o modalitate de a face mai multe lucruri în mai puțin timp, de fapt, multitasking-ul are efecte negative asupra performanței și a sănătății tale.
Multitasking-ul îți reduce concentrarea, îți scade eficiența, îți crește riscul de a face greșeli, îți afectează memoria, îți crește nivelul de stres și îți scade satisfacția. Studiile au arătat că multitasking-ul îți poate reduce productivitatea cu până la 40% și îți poate scădea coeficientul de inteligență cu până la 10 puncte.
Pentru a evita multitasking-ul în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Fă-ți o listă de priorități și alege o singură sarcină pe care să o faci la un moment dat. Nu începe o altă sarcină până nu termini prima.
- Elimină sau minimizează factorii de distracție, cum ar fi telefonul, emailul, internetul, televizorul, muzica sau zgomotul. Creează-ți un spațiu de lucru liniștit, confortabil și bine iluminat.
- Fă pauze regulate, de 5-10 minute la fiecare oră de lucru. Folosește acest timp pentru a te relaxa, a te hidrata, a te întinde sau a face altceva care îți place.
- Fii conștient de momentele în care te simți tentat să faci multitasking și rezistă impulsului. Amintește-ți de beneficiile pe care le ai dacă te concentrezi pe o singură sarcină și de dezavantajele pe care le ai dacă faci multitasking. Recompensează-te pentru fiecare sarcină finalizată cu succes.
Delegă sarcinile care nu îți aduc valoare
După cum am spus și mai devreme, o strategie de time-management care te poate ajuta să îți eliberezi timp și să îți crești profitul este să delegi sarcinile care nu îți aduc valoare.
Delegarea presupune să transferi o parte din responsabilitățile tale către alte persoane, care au competențele, experiența și disponibilitatea necesare pentru a le realiza. Delegarea îți permite să te concentrezi pe sarcinile care îți folosesc cel mai bine talentele, pasiunile și obiectivele.
Pentru a delega eficient sarcinile în afacerea ta, poți urma următorii pași:
- Identifică sarcinile care pot fi delegate, folosind principiul Pareto sau lista de priorități. Gândește-te la sarcinile care nu îți aduc valoare, care îți consumă mult timp, care nu îți plac sau care nu îți sunt esențiale.
- Alege persoanele potrivite cărora să le delegi sarcinile, având în vedere abilitățile, cunoștințele, motivația și încrederea lor. Poți să delegi sarcinile angajaților tăi, colaboratorilor tăi, partenerilor tăi sau unor firme specializate, cum ar fi Contab Secure Solutions, o firmă de contabilitate care oferă servicii de infiintare a firmei, servicii de resurse umane, salarizare si administrare personala, protectia muncii (SSM si PSI).
- Comunică clar și detaliat sarcinile pe care le delegi, explicând ce, cum, când și de ce trebuie să le facă persoanele respective. Stabilește așteptări clare, obiective măsurabile, termene realiste și criterii de evaluare.
- Oferă sprijin, feedback și recunoaștere persoanelor cărora le-ai delegat sarcinile, fără să le controlezi sau să le subminezi autonomia. Fii disponibil să le răspunzi la întrebări, să le oferi sfaturi, să le soluționezi problemele, să le apreciezi eforturile și să le recompensezi rezultatele.
Concluzie
În acest articol, ți-am prezentat 8 strategii de time-management pentru firma ta.
Time-management-ul este o abilitate vitală pentru orice antreprenor care vrea să își dezvolte afacerea și să își îmbunătățească calitatea vieții.
Prin aplicarea unor strategii simple, dar eficiente, poți să îți optimizezi timpul, să îți crești productivitatea și să îți atingi obiectivele.
Bun articol, sunt un antreprenor la inceput si imi este de folos, multumesc!
Este esential sa ne monitorizam progresul si sa fim flexibili in ajustarea planurilor noastre in functie de schimbarile neprevazute. Prin implementarea acestor strategii de organizare a timpului, putem optimiza performanta firmei noastre si obtine rezultate mai bune.
Un alt aspect important mentionat in articol este acela al eliminarii procrastinarii prin stabilirea unor termene limita clare si respectarea lor. De asemenea, este recomandat sa ne acordam pauze regulate pentru a ne pastra concentrarea si energia pe tot parcursul zilei.
In plus, autorul subliniaza importanta utilizarii unui calendar si a unui sistem de notare a sarcinilor pentru a nu pierde din vedere nicio activitate importanta. Totodata, delegarea responsabilitatilor catre angajati competenti poate contribui la cresterea productivitatii si la reducerea stresului.
Articolul ofera sfaturi foarte utile pentru organizarea timpului atunci cand gestionam o firma. Este important sa ne stabilim prioritatile si sa folosim tehnici precum planificarea zilnica sau delegarea sarcinilor pentru a ne eficientiza activitatile.
De asemenea, este esential sa stabilim obiective clare si realiste pentru firma noastra, astfel incat sa avem mereu un scop bine definit in minte. Planificarea eficienta a timpului ne ajuta sa ne mentinem focusati pe atingerea acestor obiective.
Un punct interesant subliniat in articol este acela ca delegarea responsabilitatilor catre angajati competenti poate fi cheia succesului unei afaceri. Astfel, antreprenorul poate concentra mai mult timp si energie pe aspectele strategice ale companiei.
Articolul ofera sfaturi practice si utile pentru gestionarea eficienta a timpului atunci cand vine vorba de administrarea unei firme. Este important sa ne organizam bine activitatile si sa prioritizam sarcinile pentru a maximiza productivitatea.
Un alt aspect important mentionat in articol este acela al planificarii si al stabilirii unui program zilnic sau saptamanal. Este esential sa iti impui limite si sa iti respecti orele de lucru, astfel incat sa eviti suprasolicitarea si epuizarea. Totodata, este recomandat sa iti rezervi timp pentru relaxare si odihna, pentru a-ti mentine productivitatea pe termen lung.
Articolul ofera o serie de strategii foarte utile pentru organizarea timpului atunci cand ai propria firma. Este important sa prioritizezi sarcinile, sa stabilesti obiective clare si sa folosesti tehnologia in avantajul tau. De asemenea, delegarea responsabilitatilor catre colegi de incredere poate fi o metoda eficienta de gestionare a timpului.